Dzwoni budzik. Bardzo rano, bardzo wczesne rano. 3.30 czy 4.30, ustawiony nierzadko na dwóch komórkach i jeszcze budziku. Przecież samolot czy pociąg nie poczeka, autokar także. A tam (gdzieś) czekają na mnie ludzie na spotkanie, na wspólny wyjazd, szkolenie czy prezentację w fabryce, hali produkcyjnej. Tak mniej więcej wygląda mój poranek zaplanowany kilka tygodni wcześniej, w wyniku prowadzonego projektu (ów). Zaplanowany w harmonogramie, będący wynikiem realizacji celów projektowych, koordynacji działań wielu osób czy firm, a także założeń biznesowych oraz oszacowanego budżetu.

Projekty to przedsięwzięcia posiadające zdefiniowane cele, określone w czasie, mające określone (oszacowane) zasoby, w tym budżet, posiadające wpisaną w swój charakter unikalność i dużą złożoność, a także koordynację współpracy różnych specjalistów, poddostawców, którą zarządza osoba za to odpowiedzialna, występująca w imieniu swoich beneficjentów.

Tak pokrótce mogłabym określić projekt. Tekst ten nie wyczerpuje do końca definicji projektu (książkowej) jednak przybliża istotę tratowania projektu.

zarządzaniem projektami, czyli tym czym zajmuję się zawodowo od około 15 lat, mierzę się już od czasów podczas pracy w dużych korporacjach. Doświadczenia te przeniosłam potem na prowadzenie projektów w ramach własnej firmy.

Dlaczego tak istotne jest dla mnie określanie moich przedsięwzięć, jako projektów?

Projekt można przyjąć, że jest działaniem według określonego schematu, planu. Projekt ma charakter procesowy, a jego powodzenie zależy od umiejętnego zaplanowania i koordynacji czynności, aktywności, które znacznie ułatwiają pracę nad danym zagadnieniem, pomysłem biznesowym, wprowadzaniem usługi czy chęcią zmiany dziedziny biznesowej. Ze swej istoty projektem możemy jednak nazwać takie działania, których nie wykonujemy rutynowo.

Stąd też wykorzystanie przeze mnie projektów także w prowadzeniu własnej firmy.

W momentach, gdy wprowadzam nowe usługi, usługi określone w czasie, myślę nad zmianą biznesową – wejściem w nową branżę.

Główną z czynności projektowych, jakiej dokonuje przed przystąpieniem do działania – jest PLANOWANIE.

Planowanie jest dla mnie wymiernym sposobem na rozwiązywanie pojawiających się dylematów, w trakcie późniejszej pracy przy wykorzystaniu określonych zasobów:

  • w kontekście finansowym – brak zaplanowanych zasobów finansowych, oszacowania budżetu jest kluczowym parametrem, bez którego realizacja przedsięwzięcia nie jest możliwa. Zakładam bowiem określone zasoby, ich zaangażowanie, stawki, ceny, koszty. Oczywiście jest tu miejsce na margines błędu – większy w przypadku, gdy jedynie szacujesz. Lecz, gdy opierasz swoje działania o wcześniejsze doświadczenia projektowe/ procesowe – masz już więcej danych finansowych. Stąd pojawiające się dylematy – negocjacje, umowy, stawki, ceny, wynagrodzenia, łatwiej się z nimi zmierzyć – gdy masz zaplanowany budżet.
  • u ujęciu czasowym – wiem kiedy, jak i co ma się pojawić na osi czasu w założonym harmonogramie. Zakładam także, że w danym dniu, miesiącu czy kwartale zespół, określona osoba wykonuje dane aktywności lub też dana aktywność, wynik pracy zespołu powinien się pojawić. Jestem przygotowana i unikam rozterek w stylu: zapomniałam kupić, zamówić, pójść, pojechać, wysłać, zatrudnić.
  • w kontekście ryzyka – plan jest dla mnie punktem odniesienia realizacji celów. Nierzadko prowadzę kilka projektów równolegle. Skuteczne rozplanowanie zasobów, czasu, zatrudnianie czy umawianie specjalistów na daną chwilę, daje mi większe możliwości realizacji celu – jaki chcemy w projekcie osiągnąć. Unikam wówczas ryzyka – nakładania się działań w projektach, niedoszacowania czasu, braku zasobów w projekcie.

Przez lata prowadząc firmę, a także działając jako project manager w innych firmach, planowanie stało się moim sposobem na rozwiązywaniem wielu rozterek, unikanie porażek, a także wymiernym rozwiązaniem w podejmowaniu decyzji finansowych związanych z wprowadzaniem usług, produktów, czy zmian w istniejących projektach/biznesach.

W dużej mierze 7 sezonów mojej pracy, jako organizator turystyki w ramach marki „Małe Kilometry” dało mi niesamowite rezultaty – tak i w planowaniu, jak i w realizacji projektów, jakimi były wyjazdy, wycieczki, zajęcia terenowe. W każdym sezonie niejednokrotnie w innym czasie, z innymi zespołami, z innych miejscach. Odpowiedzialność, jaką niesie za sobą bycie organizatorem wyjazdów dla dzieci była dla mnie priorytetem w działaniach.

By zminimalizować ryzyko niepowodzeń, opóźnień (czy braku realizacji usługi) oraz niewypłacalności – działania moje opierałam zawsze na PLANOWANIU każdego wyjazdu, który traktowałam projektowo.

Każdy założony wyjazd – odbył się, prowadzony był według planu, budżetu oraz określonych celów.

Tak – planując, minimalizowałam także pojawiające się dylematy, rozterki: co by było gdyby, a nie mam tego, zapomniałam, nie przyjechał (!), nie kupiłam, co zrobić jeśli, mam do wyboru. W efekcie – nie zrealizowałabym w takim stopniu celu, który założyłam, by dostarczyć usługę, produkt.

Stąd też, planowanie jakiejkolwiek działalności, czynności, uznaję za miły, wymierny i przydatny nawyk, biznesowy rytuał. 

Tym bardziej chcę Ciebie zachęcić do planowania finansów, która stanie się Twoim kluczowym rozwiązaniem na wiele lat. Proces ten jest złożony, lecz z czasem, gdy poznasz kilka schematów działania, ustalania, planowanie będzie dla Ciebie nierozłącznym elementem w podejmowaniu decyzji, także tych finansowych.

Tagi: , , , , , , , , , , , , ,